I Solsikke-netværket behandler vi personoplysninger om medlemmer og frivillige.

Vi tager databeskyttelse alvorligt og behandler personoplysninger lovligt, rimeligt og gennemsigtigt i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Denne privatlivs- og datapolitik forklarer:

• Hvilke oplysninger vi indsamler
• Hvorfor vi gør det
• Hvordan vi bruger og opbevarer oplysningerne
• Hvilke rettigheder du har.

Politikken er udarbejdet for at opfylde vores oplysningspligt efter GDPR.

Hvem er ansvarlig for dine oplysninger? 

Solsikke-netværket er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Janie Ryberg, formand
Postadresse: oplyses ved henvendelse
CVR: 44781654
Mail: kontakt@solsikke-netvaerket.dk
Hjemmeside: https://www.solsikke-netvaerket.dk/

Du er altid velkommen til at kontakte os, hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler personoplysninger, når det er nødvendigt for at drive foreningen, kommunikere med medlemmer og gennemføre aktiviteter.

Medlemmer: 
Vi kan behandle følgende oplysninger om medlemmer:

• Almindelige personoplysninger: navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, mailadresse, indmeldelsesdato og medlemstatus.

Deltagere i aktiviteter
Almindelige personoplysninger som navn og kontakt oplysninger samt oplysninger om deltagelse i aktiviteter og arrangementer.

Frivillige:
Vi kan behandle følgende oplysninger om frivillige:

• Almindelige personoplysninger: navn, kontakt oplysninger og rolle i foreningen
• Oplysninger om tillidsposter og hverv i relation til foreningen, opgaver, kompetencer og erfaring
• Oplysninger til bogføringsformål
• CPR-nummer og oplysninger om strafbare forhold (fx børneattest), når det er et lovkrav

Oplysninger med højere beskyttelse (følsomme oplysninger)

I forbindelse med sparring og støtte kan vi behandle oplysninger om helbred, diagnoser eller sociale forhold. Disse oplysninger behandles kun, når du selv giver dem til os, og når det er nødvendigt for, at vi kan hjælpe dig. Vi indsamler altid mindst muligt og kun de oplysninger, der er relevante.

Vi opbevarer kun sådanne oplysninger, hvis det er nødvendigt, og vi undgår at gemme detaljer, når det ikke er relevant.

Vi fører ikke journal over følsomme oplysninger. Hvis du selv deler noget følsomt i en samtale, gemmer vi som udgangspunkt ikke detaljerne – medmindre det er nødvendigt for den konkrete opfølgning.

Webshop (køb af merch)

Når du handler i Solsikke-netværkets webshop, behandler vi personoplysninger for at kunne gennemføre dit køb, levere varen og yde kundeservice.

Hvilke oplysninger behandler vi ved køb?
Vi kan behandle følgende almindelige personoplysninger:

• Navn
• Leveringsadresse (ved forsendelse)
• Postnummer og by
• E-mailadresse
• Telefonnummer (hvis du oplyser det)
• Ordreoplysninger (hvad du har købt, antal, pris, fragtvalg og ordrenummer)
• Kommunikation i forbindelse med købet (fx spørgsmål om levering/afhentning)

Ved afhentning (efter aftale) kan vi behandle oplysninger om aftalt tidspunkt og praktiske oplysninger i forbindelse med udleveringen.

Betaling (manuelt via MobilePay Box)
Betaling sker manuelt via MobilePay Box. Vi modtager ikke og opbevarer ikke kortoplysninger.
Vi registrerer i webshoppen, om en ordre er betalt/ikke betalt samt relevante oplysninger til regnskab og dokumentation (fx ordrenummer, beløb og dato).

Formål og behandlingsgrundlag
Vi behandler oplysninger for at:

• behandle og levere din ordre (GDPR art. 6, stk. 1, litra b – aftale)
• håndtere spørgsmål, ændringer og kundeservice (GDPR art. 6, stk. 1, litra f – legitim interesse)
• overholde bogføringsregler og regnskabsdokumentation (GDPR art. 6, stk. 1, litra c – retlig forpligtelse)

Videregivelse i forbindelse med webshop

Modtagere og databehandlere (webshop)
Ordreoplysninger behandles og gemmes i vores webshop-system (WooCommerce/WordPress), så vi kan håndtere din ordre. Vi bruger tekniske leverandører til drift af hjemmesiden (fx webhotel, e-mail og backup), som kan få begrænset adgang i forbindelse med drift og support – men kun efter vores instruks. Ved forsendelse videregiver vi nødvendige oplysninger til DAO for levering.

Opbevaring og sletning (webshop)
Ordre- og købsoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for kundeservice og dokumentation, og i den periode der følger af bogføringsreglerne for bilag og regnskab. Øvrige henvendelser vedrørende køb slettes løbende, når de ikke længere er relevante.

 Hvor får vi oplysninger fra?

Som udgangspunkt får vi oplysningerne direkte fra dig selv (fx ved indmeldelse, tilmelding, kontakt eller køb i vores webshop).

Hvad bruger vi oplysningerne til? 
Vi behandler dine oplysninger til følgende formål:

Medlemsadministration

• Medlemshåndtering og anden administration
• Kommunikation om generalforsamling, vedtægter og foreningsforhold
• Sende relevant information (fx om møder og aktiviteter)

Aktiviteter og arrangementer m.fl.

• Planlægning, gennemførelse og opfølgning på aktiviteter, netværk, arrangementer og frivillige indsatser

Lovkrav og drift

• Overholdelse af lovkrav, herunder bogføringsregler og andre relevante regler
• Drift og sikkerhed, herunder forebyggelse af misbrug og fejlhåndtering

Billeder

• Brug af situationsbilleder fra aktiviteter (fx til markedsføring, reklame, dokumentation og formidling), når det er relevant og lovligt.
• Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet, kan du altid sige det til os, og så tager vi hensyn (fx ved at undgå nærbilleder og fjerne billeder, hvor du er tydeligt genkendelig).

Vi må kun behandle personoplysninger, når vi har en lovlig grund (hjemmel).
Det kan være:

• at vi har en legitim og saglig interesse som forening
• at vi er forpligtet efter lovgivningen
• at du har givet dit samtykke
• at behandlingen er nødvendig for at administrere medlemskab og drive foreningen

Legitime interesser

Når vi behandler oplysninger på baggrund af vores legitime interesser, sker det fx for at:

• Administrere medlemsrettigheder efter vedtægterne
• Planlægge og afholde aktiviteter og arrangementer
• Dokumentere foreningens arbejde
• Bruge situationsbilleder fra aktiviteter og arrangementer
• Bevare oplysninger med historisk eller statistisk værdi.

Samtykke

Vi bruger kun samtykke, når det er nødvendigt. Hvis vi beder om dit samtykke:

• er det frivilligt
• kan det altid trækkes tilbage

Når vi behandler oplysninger om børn under 15 år, indhenter vi som udgangspunkt samtykke fra en forælder eller værge.

Videregivelse af dine personoplysninger

Vi videregiver som udgangspunkt ikke dine personoplysninger til andre uden for foreningen.

Oplysninger kan dog videregives:

• hvis det er nødvendigt for at opfylde lovgivning
• til leverandører (databehandlere), som hjælper os med at administrere opgaver, fx mail- og cloudløsninger, medlems- eller betalingsløsninger og hjemmesideleverandør.

Vi videregiver aldrig oplysninger til markedsføring uden dit samtykke.

Overførsel til lande uden for EU/EØS
Vi kan bruge leverandører (fx cloud- og kommunikationsløsninger), hvor personoplysninger kan blive overført til lande uden for EU/EØS. I så fald sker overførsel på et lovligt grundlag, fx EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser og med relevante supplerende foranstaltninger.

Sikkerhed

Vi beskytter personoplysninger med adgangskontrol og kryptering. Lokale lagringsmedier og backup, der indeholder personoplysninger, er krypteret og adgangsbeskyttet. Adgangen er begrænset til relevante personer i foreningen.

Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt. 

Bogføringsmateriale (fx bilag, kvitteringer og regnskabsdokumentation) opbevares i den periode, der følger af bogføringsreglerne.

Medlemmer:
Oplysninger slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at medlemskabet er ophørt.

Frivillige:
Oplysninger slettes som udgangspunkt senest 6 måneder efter, at dit frivillige arbejde er afsluttet.

Oplysninger kan opbevares længere i anonymiseret form til statistik eller dokumentation, hvis de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne:

• ret til at få at vide, hvordan vi behandler dine oplysninger om dig
• ret til indsigt i de oplysninger, vi har om dig
• ret til at få rettet forkerte oplysninger om dig
• ret til at få slettet dine oplysninger
• ret til begrænsning af behandling
• ret til dataportabilitet (i relevante tilfælde)
• ret til at gøre indsigelse mod visse former for behandling (fx til markedsføring)

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder kan du kontakte os via oplysningerne øverst.  

Du har også ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside. Nogle cookies er nødvendige for, at hjemmesiden fungerer, mens andre kan bruges til statistik eller markedsføring, hvis du giver samtykke. Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookieindstillingerne på hjemmesiden. 
Link: https://www.solsikke-netvaerket.dk/cookiepolitik

Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan løbende opdatere denne privatlivspolitik. Den nyeste version vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest opdateret: 1. februar 2026